|
1.
Wie kann ich standardkonforme E-Rechnungen erstellen ?
|
|
WEBERFASSUNG
|
|
|
|
Erstellung
über das Online-Erfassungstool Ihres Rechnungsempfängers.
|
Die
Erstellung der elektronischen Rechnungsformate erfolgt idealerweise
direkt aus dem ERP-System heraus, parallel zur Erstellung einer
PDF-Datei werden die Belegdaten in das Format gem. der EU-Norm 16931
(ZUGFeRD / XRechnung) konvertiert und an die nachfolgenden DFÜ-Systeme,
insb. zum Versand per E-Mail, übergeben.
|
Viele
Hersteller von ERP- und Fakturierungslösungen integrieren das
"ediware ZUGFeRD/XRechnung Kommandozeilentool" in ihren
Prozessablauf.
|
|
Gem.
unserer Interpretation der gesetzlichen Anforderungen müssten
diese Systeme EN16931-konforme Belegdaten erzeugen und beiden Partnern
zur Verfügung stellen.
|
|
|
|
Fragen
Sie Ihren ERP-Hersteller ggf. nach der Möglichkeit des Einsatzes
unserer preisgünstigen Konverterlösung.
|
|
|
|
|
|
|
2.
Über welche Übertragungswege kann ich E-Rechnungen versenden ?
|
|
|
|
|
|
|
|
Manuelle
Erfassung an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE und
OZG-RE) oder privatwirtschaftlicher Rechnungsempfänger oder deren
Dienstleister.
|
Vorhandene
E-Rechnungen werden über entsprechende Portale hochgeladen.
|
Übertragungen
der E-Rechnungen über eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk.
|
Versand
elektronischer Daten entsprechend dem Versand von PDF-Dokumenten
|
Zur
Einhaltung der Anforderungen an elektronischen Rechnungsversand
gem. §14a UStG, wie die "Korrektheit des Absenders und
die Unversehrtheit des Inhalts" empfehlen wir dringend die
Nutzung einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung per S/MIME oder
PGP sowie die Anforderung einer Empfangsbestätigung (MDN) zur
Nachvollziehbarkeit der Datenübertragung.
|
|
+
nach Anmeldung sofort nutzbar
-
erheblicher manueller Erfassungsaufwand
|
+
nach Anmeldung sofort nutzbar
-
eigene E-Rechnungserstellung erforderlich, manuelle Arbeitsschritte
erforderlich
|
+
grundsätzlich kostenlos
+
Automatisierung (M2M) und Massenübertragungen möglich
-
erheblicher Aufwand durch die Einrichtung und Abstimmung mit jedem
einzelnen Datenaustauschpartner
-
Kosten bei der
Abwicklung über Dienstleister
|
+
verglichen mit dem PDF-Versand per E-Mail kein zusätzlicher Aufwand
-
entsprechende Automatisierungs-Funktionalität im ERP-System erforderlich,
andernfalls hoher manueller Aufwand
|
|
|
|
|
|
|
3.
Was ist beim Empfang von E-Rechnungen zu beachten ?
|
|
|
|
|
|
Der Betrieb
eines eigenen Portals ermöglicht den Kreditoren die Weberfassung
und/oder den Upload elektronischer Rechnungsdaten.
|
Empfang der
E-Rechnungen über eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk
|
klassischer
Empfang elektronischer Daten aller Art als Anhang per E-Mail
|
Direktverbindungen
per AS2 via HTTPS zwischen ddimail-Nutzern oder per E-Mail-Gateway
|
|
-
extrem hoher
Aufwand, geeignet bspw. für Behörden, die ihren Kreditoren
eine einfache Übermittlungsmöglichkeit bereitstellen möchten oder
müssen
-
ausschliesslich
für den elektronischen Belegdateneingang nutzbare Lösung
|
+
für größere Unternehmen
mit erheblichem Belegvolumen mit wichtigen Geschäftspartnern
-
ausschliesslich
für elektronische Belegdatenübertragungen nutzbare Lösung
|
+
für den schnellen
Einstieg, da überall verfügbar
-
unsicher, gefährlich
insb. bei üblicherweise unverschlüsselten Übertragungen
|
+
sicher und automatisierbar,
inkl. automatischer Absenderverifikation ("Korrektheit des
Absenders") und Verschlüsselungsanforderung ("Unversehrtheit
des Inhalts")
+
kostengünstig
+
nicht nur für
E-Rechnungen, sondern für sichere E-Mail-Übertragungen
von PDF-Belegen und vertraulichen geschäftlichen und persönlichen
Dokumenten aller Art
+
für alle Unternehmensgrößen
geeignete Lösung
|
|
|
|
|
|
|
4.
Wie kann ich elektronische Rechnungsformate lesen und weiterverarbeiten
?
|
WEBSERVICE (PORTAL,
PEPPOL)
|
|
|
|
Die
über die verschiedenen Webservice-Lösungen eingehenden
E-Rechnungen können üblicherweise mit den integrierten
Automatisierungsfunktionen weiterverarbeitet werden.
|
Manuelle
Extraktion der E-Rechnung aus der E-Mail
|
Prozessautomatisierung mit den Funktionen des integrierten "b2bconnector".
|
|
+
vollautomatisierbare
Funktionsabläufe
-
hoher Aufwand,
hohe Kosten
|
-
separate Tools
zum Lesen und Verarbeiten der E-Rechnungen erforderlich
|
+
vollautomatisierbare
Weiterverarbeitung durch Übergabe an Folgesysteme, z.B. DMS,
EDI-Konverter oder an den lokalen E-Mail-Client
+
Anzeige des elektronischen
Teils der E-Rechnung (XML-Format) als lesbare PDF-Datei
+
preiswert
|
| |
|
|
|
|
|
5.
Wie kann ich mit ddimail mit dem sicheren und automatisierten E-Rechnungsaustausch
beginnen ?
|
|
|
Checkliste
1. die ddimail-Server
und -Client-Lizenzen gem. unserer Preisliste
erwerben
2. ein separates
E-Mail-Postfach für elektronische Rechnungen sowie
ggf. PDF-Belege und vertrauliche und persönliche Daten
aller Art anlegen, z.B.: dokumente@IhreFirma.de
|
3.
ddimail-BASICS auf einem Windows-Computer installieren
und
das neue Postfach per IMAP in Echtzeit abrufen
optional:
eingegangene E-Mails archivieren
|
oder alternativ |
3.a. den
ddimal-SERVER auf einem (virtuellen) Rechner
(Linux oder Windows) in der (private) cloud installieren
und das neue Postfach per IMAP in Echtzeit abrufen
obligatorisch:
alle eingehenden E-Mails durch automatisierte Übergabe
an entsprechende Systeme archivieren
3.b. den
ddimail-CLIENT auf einem zentralen Windows-Computer
im lokalen Netzwerk installieren und eingehende E-Mails
aus dem ddimail-Postfach des eigenen ddimail-SERVERS
abrufen
|
| 4. eingehende
E-Mails manuell bearbeiten, elektronische Rechnungen als
PDF lesen |
|
4. eingehende
E-Mails individuell bearbeiten, absenderspezifische Automatisierungsfunktionen
konfigurieren, elektronische Rechnungen als PDF lesen
und durch Übergabe an entsprechende Systeme digital
verarbeiten sowie gesetzeskonform archivieren |
|
|
| |
|
|
|
|
