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FAQs zum Einsatz von E-Rechnungen in der Praxis

 

 

 

1. Wie kann ich standardkonforme E-Rechnungen erstellen ?

WEBERFASSUNG

DATENFORMAT-KONVERTER

unser TIPP

Erstellung über das Online-Erfassungstool Ihres Rechnungsempfängers.

Die Erstellung der elektronischen Rechnungsformate erfolgt idealerweise direkt aus dem ERP-System heraus, parallel zur Erstellung einer PDF-Datei werden die Belegdaten in das Format gem. der EU-Norm 16931 (ZUGFeRD / XRechnung) konvertiert und an die nachfolgenden DFÜ-Systeme, insb. zum Versand per E-Mail, übergeben.

Viele Hersteller von ERP- und Fakturierungslösungen integrieren das "ediware ZUGFeRD/XRechnung Kommandozeilentool" in ihren Prozessablauf.

Gem. unserer Interpretation der gesetzlichen Anforderungen müssten diese Systeme EN16931-konforme Belegdaten erzeugen und beiden Partnern zur Verfügung stellen.

Fragen Sie Ihren ERP-Hersteller ggf. nach der Möglichkeit des Einsatzes unserer preisgünstigen Konverterlösung.

2. Über welche Übertragungswege kann ich E-Rechnungen versenden ?

WEBERFASSUNG

UPLOAD

PEPPOL

E-MAIL

unser TIPP

Manuelle Erfassung an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE und OZG-RE) oder privatwirtschaftlicher Rechnungsempfänger oder deren Dienstleister.

 

Vorhandene E-Rechnungen werden über entsprechende Portale hochgeladen.

 

Übertragungen der E-Rechnungen über eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk.

 

Versand elektronischer Daten entsprechend dem Versand von PDF-Dokumenten

 

Zur Einhaltung der Anforderungen an elektronischen Rechnungsversand gem. §14a UStG, wie die "Korrektheit des Absenders und die Unversehrtheit des Inhalts" empfehlen wir dringend die Nutzung einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung per S/MIME oder PGP sowie die Anforderung einer Empfangsbestätigung (MDN) zur Nachvollziehbarkeit der Datenübertragung.

+ nach Anmeldung sofort nutzbar

- erheblicher manueller Erfassungsaufwand

+ nach Anmeldung sofort nutzbar

- eigene E-Rechnungserstellung erforderlich, manuelle Arbeitsschritte erforderlich

 

+ grundsätzlich kostenlos

+ Automatisierung (M2M) und Massenübertragungen möglich

- erheblicher Aufwand durch die Einrichtung und Abstimmung mit jedem einzelnen Datenaustauschpartner

- Kosten bei der Abwicklung über Dienstleister

 

+ verglichen mit dem PDF-Versand per E-Mail kein zusätzlicher Aufwand

- entsprechende Automatisierungs-Funktionalität im ERP-System erforderlich, andernfalls hoher manueller Aufwand

 

3. Was ist beim Empfang von E-Rechnungen zu beachten ?

ÜBER EIN EIGENES PORTAL

PEPPOL

E-MAIL

DDIMAIL

Der Betrieb eines eigenen Portals ermöglicht den Kreditoren die Weberfassung und/oder den Upload elektronischer Rechnungsdaten.

 

Empfang der E-Rechnungen über eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk

 

klassischer Empfang elektronischer Daten aller Art als Anhang per E-Mail

 

Direktverbindungen per AS2 via HTTPS zwischen ddimail-Nutzern oder per E-Mail-Gateway

 

- extrem hoher Aufwand, geeignet bspw. für Behörden, die ihren Kreditoren eine einfache Übermittlungsmöglichkeit bereitstellen möchten oder müssen

- ausschliesslich für den elektronischen Belegdateneingang nutzbare Lösung

 

+ für größere Unternehmen mit erheblichem Belegvolumen mit wichtigen Geschäftspartnern

- ausschliesslich für elektronische Belegdatenübertragungen nutzbare Lösung

+ für den schnellen Einstieg, da überall verfügbar

- unsicher, gefährlich insb. bei üblicherweise unverschlüsselten Übertragungen

 

+ sicher und automatisierbar, inkl. automatischer Absenderverifikation ("Korrektheit des Absenders") und Verschlüsselungsanforderung ("Unversehrtheit des Inhalts")

+ kostengünstig

+ nicht nur für E-Rechnungen, sondern für sichere E-Mail-Übertragungen von PDF-Belegen und vertraulichen geschäftlichen und persönlichen Dokumenten aller Art

+ für alle Unternehmensgrößen geeignete Lösung

 

4. Wie kann ich elektronische Rechnungsformate lesen und weiterverarbeiten ?

WEBSERVICE (PORTAL, PEPPOL)

E-MAIL

DDIMAIL

Die über die verschiedenen Webservice-Lösungen eingehenden E-Rechnungen können üblicherweise mit den integrierten Automatisierungsfunktionen weiterverarbeitet werden.

 

Manuelle Extraktion der E-Rechnung aus der E-Mail
Prozessautomatisierung mit den Funktionen des integrierten "b2bconnector".

+ vollautomatisierbare Funktionsabläufe

- hoher Aufwand, hohe Kosten

 

- separate Tools zum Lesen und Verarbeiten der E-Rechnungen erforderlich

+ vollautomatisierbare Weiterverarbeitung durch Übergabe an Folgesysteme, z.B. DMS, EDI-Konverter oder an den lokalen E-Mail-Client

+ Anzeige des elektronischen Teils der E-Rechnung (XML-Format) als lesbare PDF-Datei

+ preiswert

         

5. Wie kann ich mit ddimail mit dem sicheren und automatisierten E-Rechnungsaustausch beginnen ?

 

Checkliste

1. die ddimail-Server und -Client-Lizenzen gem. unserer Preisliste erwerben

2. ein separates E-Mail-Postfach für elektronische Rechnungen sowie ggf. PDF-Belege und vertrauliche und persönliche Daten aller Art anlegen, z.B.: dokumente@IhreFirma.de

3. ddimail-BASICS auf einem Windows-Computer installieren und das neue Postfach per IMAP in Echtzeit abrufen

optional: eingegangene E-Mails archivieren

   oder alternativ   

3.a. den ddimal-SERVER auf einem (virtuellen) Rechner (Linux oder Windows) in der (private) cloud installieren und das neue Postfach per IMAP in Echtzeit abrufen

obligatorisch: alle eingehenden E-Mails durch automatisierte Übergabe an entsprechende Systeme archivieren

3.b. den ddimail-CLIENT auf einem zentralen Windows-Computer im lokalen Netzwerk installieren und eingehende E-Mails aus dem ddimail-Postfach des eigenen ddimail-SERVERS abrufen

 

4. eingehende E-Mails manuell bearbeiten, elektronische Rechnungen als PDF lesen   4. eingehende E-Mails individuell bearbeiten, absenderspezifische Automatisierungsfunktionen konfigurieren, elektronische Rechnungen als PDF lesen und durch Übergabe an entsprechende Systeme digital verarbeiten sowie gesetzeskonform archivieren

 

 

         

 

 

 

 

 

 

 

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