1.
Wie kann ich standardkonforme E-Rechnungen erstellen ?
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WEBERFASSUNG
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Erstellung
über das Online-Erfassungstool Ihres Rechnungsempfängers.
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Die
Erstellung der elektronischen Rechnungsformate erfolgt idealerweise
direkt aus dem ERP-System heraus, parallel zur Erstellung einer
PDF-Datei werden die Belegdaten in das Format gem. der EU-Norm 16931
(ZUGFeRD / XRechnung) konvertiert und an die nachfolgenden DFÜ-Systeme,
insb. zum Versand per E-Mail, übergeben.
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Viele
Hersteller von ERP- und Fakturierungslösungen integrieren das
"ediware ZUGFeRD/XRechnung Kommandozeilentool" in ihren
Prozessablauf.
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Gem.
unserer Interpretation der gesetzlichen Anforderungen müssten
diese Systeme EN16931-konforme Belegdaten erzeugen und beiden Partnern
zur Verfügung stellen.
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Fragen
Sie Ihren ERP-Hersteller ggf. nach der Möglichkeit des Einsatzes
unserer preisgünstigen Konverterlösung.
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2.
Über welche Übertragungswege kann ich E-Rechnungen versenden ?
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Manuelle
Erfassung an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE und
OZG-RE) oder privatwirtschaftlicher Rechnungsempfänger oder deren
Dienstleister.
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Vorhandene
E-Rechnungen werden über entsprechende Portale hochgeladen.
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Übertragungen
der E-Rechnungen über eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk.
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Versand
elektronischer Daten entsprechend dem Versand von PDF-Dokumenten
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Zur
Einhaltung der Anforderungen an elektronischen Rechnungsversand
gem. §14a UStG, wie die "Korrektheit des Absenders und
die Unversehrtheit des Inhalts" empfehlen wir dringend die
Nutzung einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung per S/MIME oder
PGP sowie die Anforderung einer Empfangsbestätigung (MDN) zur
Nachvollziehbarkeit der Datenübertragung.
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nach Anmeldung sofort nutzbar
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erheblicher manueller Erfassungsaufwand
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nach Anmeldung sofort nutzbar
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eigene E-Rechnungserstellung erforderlich, manuelle Arbeitsschritte
erforderlich
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grundsätzlich kostenlos
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Automatisierung (M2M) und Massenübertragungen möglich
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erheblicher Aufwand durch die Einrichtung und Abstimmung mit jedem
einzelnen Datenaustauschpartner
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Kosten bei der
Abwicklung über Dienstleister
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verglichen mit dem PDF-Versand per E-Mail kein zusätzlicher Aufwand
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entsprechende Automatisierungs-Funktionalität im ERP-System erforderlich,
andernfalls hoher manueller Aufwand
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3.
Was ist beim Empfang von E-Rechnungen zu beachten ?
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Der Betrieb
eines eigenen Portals ermöglicht den Kreditoren die Weberfassung
und/oder den Upload elektronischer Rechnungsdaten.
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Empfang der
E-Rechnungen über eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk
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klassischer
Empfang elektronischer Daten aller Art als Anhang per E-Mail
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Direktverbindungen
per AS2 via HTTPS zwischen ddimail-Nutzern oder per E-Mail-Gateway
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extrem hoher
Aufwand, geeignet bspw. für Behörden, die ihren Kreditoren
eine einfache Übermittlungsmöglichkeit bereitstellen möchten oder
müssen
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ausschliesslich
für den elektronischen Belegdateneingang nutzbare Lösung
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für größere Unternehmen
mit erheblichem Belegvolumen mit wichtigen Geschäftspartnern
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ausschliesslich
für elektronische Belegdatenübertragungen nutzbare Lösung
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für den schnellen
Einstieg, da überall verfügbar
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unsicher, gefährlich
insb. bei üblicherweise unverschlüsselten Übertragungen
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sicher und automatisierbar,
inkl. automatischer Absenderverifikation ("Korrektheit des
Absenders") und Verschlüsselungsanforderung ("Unversehrtheit
des Inhalts")
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kostengünstig
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nicht nur für
E-Rechnungen, sondern für sichere E-Mail-Übertragungen
von PDF-Belegen und vertraulichen geschäftlichen und persönlichen
Dokumenten aller Art
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für alle Unternehmensgrößen
geeignete Lösung
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4.
Wie kann ich elektronische Rechnungsformate lesen und weiterverarbeiten
?
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WEBSERVICE (PORTAL,
PEPPOL)
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Die
über die verschiedenen Webservice-Lösungen eingehenden
E-Rechnungen können üblicherweise mit den integrierten
Automatisierungsfunktionen weiterverarbeitet werden.
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Manuelle
Extraktion der E-Rechnung aus der E-Mail
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Prozessautomatisierung mit den Funktionen des integrierten "b2bconnector".
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vollautomatisierbare
Funktionsabläufe
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hoher Aufwand,
hohe Kosten
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separate Tools
zum Lesen und Verarbeiten der E-Rechnungen erforderlich
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vollautomatisierbare
Weiterverarbeitung durch Übergabe an Folgesysteme, z.B. DMS,
EDI-Konverter oder an den lokalen E-Mail-Client
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Anzeige des elektronischen
Teils der E-Rechnung (XML-Format) als lesbare PDF-Datei
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preiswert
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5.
Wie kann ich mit ddimail mit dem sicheren und automatisierten E-Rechnungsaustausch
beginnen ?
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Checkliste
1. die ddimail-Server
und -Client-Lizenzen gem. unserer Preisliste
erwerben
2. ein separates
E-Mail-Postfach für elektronische Rechnungen sowie
ggf. PDF-Belege und vertrauliche und persönliche Daten
aller Art anlegen, z.B.: dokumente@IhreFirma.de
3.
ddimail-BASICS auf einem Windows-Computer installieren
und
das neue Postfach per IMAP in Echtzeit abrufen
optional:
eingegangene E-Mails archivieren
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oder alternativ |
3.a. den
ddimal-SERVER auf einem (virtuellen) Rechner
(Linux oder Windows) in der (private) cloud installieren
und das neue Postfach per IMAP in Echtzeit abrufen
obligatorisch:
alle eingehenden E-Mails durch automatisierte Übergabe
an entsprechende Systeme archivieren
3.b. den
ddimail-CLIENT auf einem zentralen Windows-Computer
im lokalen Netzwerk installieren und eingehende E-Mails
aus dem ddimail-Postfach des eigenen ddimail-SERVERS
abrufen
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4. eingehende
E-Mails manuell bearbeiten, elektronische Rechnungen als
PDF lesen |
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4. eingehende
E-Mails individuell bearbeiten, absenderspezifische Automatisierungsfunktionen
konfigurieren, elektronische Rechnungen als PDF lesen
und durch Übergabe an entsprechende Systeme digital
verarbeiten sowie gesetzeskonform archivieren |
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