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fixes Datenformat für alle Empfänger

Das Format der E-Rechnung ist von der EU genormt und alle Unternehmen in Deutschland sind seit dem 1.1.2025 zur Annahme verpflichtet (siehe E-Rechnungen in der Praxis).

fixe E-Rechnungen und konforme* EDI-INVOIC
plus empfängerspezifische Anforderungen

Der ediware EEXconverter konvertiert E-Rechnungen und auf Konformität zur EN16931 geprüfte* EDI-INVOIC-Dateien (in/out) auf Basis integrierter bzw. mit großen Rechnungsempfängern abgestimmter EDI-Profile.

empfängerspezifische Anforderungen

Große Unternehmen und Handelsketten fordern den EDI-Formataufbau gem. eigener Anforderungsprofile (sog. EDI-Guides)

nur für XML-Formate

Für E-Rechnungen ist ausschliesslich das Format gemäß der EU-Norm EN16931 zulässig. Dabei handelt es sich um ein XML-Format, das auf UN/CEFACT basiert.

P.S.: Dieses Format erfüllt die Anforderungen des Gesetzgebers, aber leider nicht die betrieblichen Anforderungen der Unternehmen und wird daher zukünftig laufend erweitert.

für alle gängigen Formate

Der ediware EEXconverter unterstützt XML für E-Rechnungen und weitere Nachrichtenarten (ORDER-X) sowie alle gängigen auf UN/EDIFACT basierenden Formate gem. der nachfolgenden Aufstellung - und außerdem alle weiteren Formate und Inhalte auf Anfrage.

nur für EDI-Formate

Im EDI-Bereich gibt es verschiedene Formate, wie EANCOM, EDITEC und auch das neue VDA-Format, die auf UN/EDIFACT basieren, in den USA ist außerdem ANSI X.12 weit verbreitet.

Web-Hosting und Systemadministration

Der Systemadministrator des Anwenders/Kunden hat vollen Zugriff auf die eigenen Systeme und supported die grundlegende Funktionaltät der Betriebssysteme (Windows/Linux) inkl. Updates, Security-Software usw.. Außerdem ist er für die Einstellungen in der Firewall, die Einrichtung und Sicherheit des Zugangs durch externe Mitarbeiter per Fernwartung sowie die Datenverbindung zur lokalen IT, z.B. zum ERP-System oder zur Verteilung auf die Arbeitsplatzrechner per Groupware o.ä. zuständig.

EDI-Know-How

Die EDI-Spezialisten der ediware GmbH implementieren und supporten die verschiedenen, unter dem Begriff "b2bconnector" zusammengefassten Softwaresysteme auf den kundeneigenen Servern:

ergänzende Funktionen und Systeme

Der ediware "b2bconnector" kann durch weitere Funktionen und Lösungen durch den Systemadministrator bzw. Systemhauspartner ergänzt werden, insb. zur

Typische E-Mail-Security-Lösungen prüfen unter Einsatz verschiedenster Technologien eingehende (und ausgehende) E-Mails auf Malware und Spam. Die Leistung und Qualität wird dabei in der "false-positiv"- bzw. "false-negativ"-Rate gemessen, also den Anteilen erfolgreicher Malware-Erkennung bzw. einer möglichst niedrigen Fehlalarm-Quote. Das Virus Bullentin veröffentlicht regelmäßig umfangreiche Testergebnisse dieser Leistungsindikatoren.

Mit ddimail verfolgen wir einen anderen Ansatz, die E-Mail-Nutzung sicher zu machen. Wie es in unserem Firmennamen - ediware GmbH - enthalten ist, kommen wir aus dem Bereich EDI. Und dort ist sicherer geschäftlicher Belegdatenaustausch selbstverständlich und alternativlos!

Mit den verschiedenen Varianten von ddimail bilden wir eine Brücke zwischen der einfachen aber unsicheren Nutzung klassischer E-Mails und der im EDI-Bereich üblichen sicheren Datenübertragung mittels des modernen und speziell für den Geschäftsdatenaustausch entwickelten AS2-Protokolls.

einfach, preiswert, aber nicht auf dem aktuellen Stand der Technik

dem E-Mail-Client vorgeschaltete Software zur automatisierten Abholung der E-Mails vom Mailserver, für einen Benutzer mit einem Postfach

Auslagerung des E-Mail-Empfangs auf einen externen Server (VM), idealerweise unter Linux, für mehrere Benutzer/mehrere Postfächer

Direktverbindungen über das Internet, kein E-Mail-Provider erforderlich, nach Vereinbarung mit anderen ddimail-Servern sofort nutzbar

Direktverbindungen über das Internet, vorheriger Parameteraustausch erforderlich, mit "AS2 Business Mail" as a Service verfügbar

Secure E-Mail Architecture (SEA)

Sichere B2B-Kommunikation dank der "Secure E-Mail Architecture" (SEA) von ddimail, mit dem SMTP-Gateway auch für klassische E-Mails.

ddimail mit SMTP-Gateway ist keine E-Mail-Security-Lösung, sondern eine E-Mail-Security-Architektur (SEA). Eine Architektur, die E-Mails auf sichere Art und Weise in Ihr Unternehmensnetzwerk überträgt. Die Nutzung klassischer E-Mail-Security-Lösungen ist dabei Bestandteil dieser Architektur.

Das Herzstück ist jedoch die moderne Technologie des zugrundeliegenden AS2-Protokolls. Dieses Protokoll, das speziell für die sichere Übertragung von Geschäftskorrespondenz entwickelt wurde und insb. bei der Übertragung von EDI-Daten mit großen Unternehmen etabliert ist, ersetzt das SMTP-Protokoll beim sicherheitskritischen Dateneingang in das lokale Netzwerk.

Der Empfang und Sicherheitsprüfungen erfolgen ausgelagert auf dem ddimail-Server.

Optional sind ein vollautomatische Absenderverifikation per Authentisierungscode sowie ein automatisierte Abstimmung einer PGP- oder S/MIME-Verschlüsselung möglich.

Zusammen mit weiteren Sicherheitsfunktionen, die die Gefahren durch "Dateianhänge und Links" in E-Mails entschärfen, ermöglicht ddimail die Sperrung der Ports für POP- und IMAP-Zugriffe in der Firewall und schützt Ihr Unternehmensnetzwerk damit vor Angriffen auf entsprechende Sicherheitslücken in Ihrem System.

Die Übertragung in Ihr Unternehmensnetzwerk erfolgt über eine sichere AS2-Strecke vom ddimail-Server zum ddimail-Client zur Verteilung auf die gewohnten E-Mail-Clients der Anwender im lokalen Netzwerk
oder zur vollautomatisierten Weiterverarbeitung ("Dunkelverarbeitung") durch nachfolgende Softwareanwendungen aller Art, wie DMS, EDI, CRM, ERP, PIM, PPS, OCR, FIBU oder Office-Anwendungen.

Zur Einführung empfehlen wir die Einrichtung eines eigenen E-Mail-Postfachs für Dokumente aller Art zur automatisierten Weiterverarbeitung (z.B. dokumente@IhreFirma.de) und/oder eines Postfachs für verschlüsselte Übertragungen vertraulicher oder persönlicher Daten (z.B. pgp@IhreFirma.de).

Thomas Haarmeyer - Geschäftsführer der ediware GmbH

Neben der Möglichkeit, den E-Mails von bestimmten Absendern individuelle Aktivitäten zuzuordnen, wie den sofortigen Ausdruck oder die Weiterleitung zur automatisierten Weiterverarbeitung, können Sie sie auch bestimmten Konten in Ihrem E-Mail-Client zuordnen.

Neben dem "normalen" Posteingang können Sie bspw.

- Newsletter und regelmäßige allgemeine Informationsmails mit geringer Priorität in ein separates Postfach "news" weiterleiten, welches Sie nur selten und außerhalb der Stoßzeiten abrufen

- Spam-E-Mails, die von Ihrem E-Mail-Provider bereits als Spam deklariert sind, in einem separaten Konto empfangen, das evtl. von allen Mitarbeitern genutzt und vom Systemadministrator überwacht wird

- private E-Mails, sofern dies überhaupt erlaubt ist, in ein separates Konto weiterleiten, das nur in geeigneten Pausen oder nach Feierabend abgerufen werden darf

Organisieren Sie mit Hilfe des b2bconnectors die Flut eingehender E-Mails, reduzieren Sie den manuellen Aufwand durch vollautomatisierte Weiterverarbeitung und ersparen Sie sich jeden Tag zig-Minuten Arbeitszeit - und die damit verbundenen Kosten.

1. Leider werden die meisten E-Mails ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung übertragen. Während die Übertragung selber zwar mittlerweile verschlüsselt erfolgt, liegen die Daten auf den E-Mail-Servern weltweit unverschlüsselt vor. Dass Sicherheitsbehörden dies begrüßen und eine Verschlüsselung sogar verbieten möchten, sollte zu denken geben. Da elektronische Datenformate aber viel einfacher ausgelesen (und an Mitbewerber verkauft) oder manipuliert werden können (z.B. durch Änderung der Bankverbindung), als bspw. PDF-Dateien, erleichtern sie sowohl neugierigen Behördern, als auch Hackern ihre Arbeit.

2. Die Übertragung elektronischer Rechnungen bedarf zwar grundsätzlich der Zustimmung der Empfänger, die Bezahlung einer unangekündigten Rechnungszustellung gilt jedoch als Bestätigung der Zulässigkeit des Übertragungsweges sowie auch der Anforderungen an die Übermittlung von Rechnungen gem. §14 UStG. Damit ist der massenhaften Zusendung von - mittels sog. "Social Engineering" mittlerweile sehr "gut" gemachten - Fake-Rechnungen Tür und Tor geöffnet. Und wenn der Empfänger diese Zustellung nicht untersagt, ist er verpflichtet, keinen legitimen Rechnungseingang zu übersehen.

3. Ab 2025 muss bei hybriden Datenformaten der strukturierte Teil ausgelesen und verarbeitet werden. Das ZUGFeRD-Format basiert auf einer PDF-Datei, die bisher der relevante Teil war. Bei Übertragungen strukturierter XRechnungen wird vmtl. auch oft eine Bilddatei mitgeliefert. Einfallsreiche Hacker könnten nun auf die Idee kommen, nur den strukturierten Teil zu manipulieren, z.B. den Rechnungsbetrag und die Bankverbindung, in der Hoffnung, dass nur die Bilddatei der Rechnungsprüfung unterliegt und die strukturierte Rechnung anschl. automatisiert gebucht wird.

- Multi-Dateiverarbeitung

sichere Datenübertragung
vom SERVER zum CLIENT im lokalen Netzwerk per AS2
Sperrung der Ports für POP und IMAP

E-Rechnungsverarbeitung
Anzeige der elektronischen Rechnung als PDF